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word常用操作方法與技巧

技能訓練 2021-06-13 11:23 697 word

現在是講究效率的時代,尤其辦公室工作也一樣,那么,我們怎樣才能在word中“加速”?word常用操作方法與技巧有哪些一起來看看word常用操作方法與技巧,歡迎查閱!

25個實用Word操作技巧

1、快速選擇詞組

在中文詞語(或英文單詞)的任意一個字(或字母)上雙擊鼠標,可快速選中該詞組。

2、快速選取整個段落

當我們想要選擇某個段落時,可在頁面左側雙擊鼠標,能夠快速選取當前的整個段落。

3、快速選擇引號文本

將光標放在引號之間的文本上,然后雙擊鼠標,可以快速選中包括引號在內的引號及文本內容。

4、在Word頁面任意位置即點即輸

在Word頁面的任意位置雙擊鼠標后,即可輸入文本,而不用再敲空格。

5、快速進入頁眉頁腳編輯狀態

如果想為文檔插入頁眉頁腳,最方便快捷的方法是:使用鼠標雙擊頁眉、頁腳區域,可以快速進入頁眉頁腳的編輯狀態,然后插入需要的頁眉頁腳。

6、雙擊格式刷連續使用

在Word中使用格式刷時,如果想每次只要復制一次格式然后不斷的繼續使用格式刷,我們可以鼠標“雙擊”格式刷按鈕,這樣鼠標左邊就會永遠的出現一個小刷子,可以重復使用格式刷復制格式。若要取消可以再次單擊“格式刷”按鈕。

7、快速隱藏兩頁間空白區域

有時,為了便于查看文檔,我們會將頁面之間的空白區域隱藏。方法非常簡單,只需將鼠標光標移動到兩頁間且光標變為上下箭頭形狀時雙擊,即可隱藏兩頁之間的空白。

8、快速打開對話框

Word中,雙擊橫向標尺或豎向標尺的任意位置區域,可以快速打開”頁面設置“對話框;雙擊標尺上的縮進滑塊,可以快速打開”段落“對話框。

此外,雙擊插入的文本框、圖形或圖片等對象,可以分別快速打開”設置文本框格式“、”設置自選圖形格式“和”設置圖片格式“對話框。

9、快速切換窗口大小

調整Word窗口大小時,雙擊標題欄的任意位置區域,可以在窗口最大化和還原狀態之間切換。

10、快速退出Word

絕大多數人在退出Word時,通常都是點擊界面右上角的X按鈕關閉軟件。其實還可以雙擊標題欄最左邊Word文檔標記,快速退出Word。若窗口左側沒有Word文檔標記,直接單擊空白處,也可快速退出Word。如果當前文檔沒有保存,則會彈出對話框以提示保存。

11、剪切/粘貼

在Word中,如要快速剪貼和粘貼某些文本,我們最常用的方法是按【Ctrl+X】和【Ctrl+V】組合鍵。但是你知道嗎?利用Shift和其他功能鍵組合同樣能實現相同效果。

選中某段文字后,按【Shift + Delete】組合鍵可將所選的文本剪切到剪貼板中,再按【Shift + Insert】組合鍵可將被剪切的文本粘貼至當前光標處。

12、 代替鼠標右鍵

Word中,按【Shift +F10】組合鍵可以代替鼠標右鍵。

選擇某個對象,然后按下【Shift+F10】組合鍵,即會在當前位置彈出執行了鼠標右鍵的菜單命令,此鍵堪稱鍵盤俠的福音。

13、插入空行

在Word表格中,【Shift】鍵還可以幫助我們快速插入空行,方法為:

選擇單元格,這里可根據需要插入的行數來選擇,需要插入多少行,就選取多少行。然后按住【Shift】鍵,向下拖拽,即可插入空行。

14、一鍵改變大小寫

我們在制作word文檔時,有時難免要輸入英文。然而英文的大小寫轉換常是一件讓我們頭痛的事,難道要一個個調整么?這時,只需掌握【Shift+F3】快捷鍵就能提高效率了。

首先選中需要調整的英文,按下【Shift+F3】組合鍵,即可將小寫字母全部切換成大寫字母(當然也可以將大寫字母全部切換成小寫字母),再按一次,可以實現“僅將每個單詞的首字母大寫”。

15、快速定位到上次編輯位置

編輯文檔時,如果文檔太長,需要來回轉換。這時我們可以按下【Shift+F5】組合鍵,在最常使用的幾個編輯位置來回切換。同樣地,【Shift + F5】組合鍵能夠快速返回到最近的一個編輯點。

技巧提示:【Shift+F5】組合鍵的作用是定位到Word最后三次編輯的位置,即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置,可以重復按下【Shift+F5】組合鍵,并在三次編輯位置之間循環,當然按一下【Shift+F5】組合就會定位到上一次編輯時的位置了?

16、豎向選擇文本

絕大多數人在 Word 中選擇只會用鼠標拖拖拖...其實是有快捷鍵的。

17、對齊表格上下的豎線

Alt 鍵除了用來豎向選擇文本,最大功用在于微調。按住 Alt 鍵不放,再拖拽表格邊線,就可以無級微調表格框線了。

18、 快速多級編號

寫過論文的人都知道,給標題添加章節編號用手工輸入是非常痛苦的。如果你會正確使用多級列表,排版會輕松很多。

19、文字轉表格

一看到要做成 Excel ,有人會把文字復制到 Excel 里,用分列、轉置甚至是公式把文字處理成一列。但是其實你只需要一次替換就夠了。

20、表格跨頁,標題行怎么重復到每一頁?

你干過復制標題行一頁一頁復制插入的傻事嗎?其實光標點進表格以后,在表格工具欄-【布局】的最右側有一個【重復標題行】按鈕,快去試試。

21、 三步,PPT 立馬變 Word

學生黨、開會黨,經常需要把課件、會議的 PPT 內容轉成 Word 打印出來,操作需要頻繁的復制粘貼,極度浪費時間和精力。

接下來用三步,就可以節省 N 小時復制粘貼工作,在幾秒的時間內立馬搞定。

按 F12鍵,打開“另存為”對話框,點擊【保存類型】,選擇【大綱/RTF文件】,確定;然后使用 Word 打開即可。

21、畫示意圖,怎么不一個個點選對齊?

在 Word 里選擇形狀,要按著 Ctrl 一個個選,特別麻煩。其實只要在繪制形狀之前先點擊【新建繪圖畫布】,然后在畫布中插入形狀,就能像在 PPT 里一樣,批量選中、修改和對齊了。

22、每次畫線條都要點插入?

只要右鍵單擊要插入的圖形,選擇【鎖定繪圖模式】,就可以反復插入這個形狀。

23、填充序號

如果表格中有許多的客戶信息、商品,通常需要對其排序。此時,我們可以通Word項目符號和編號為在單元格中快速添加編號。

操作方法:

(1)選中需要填充序號的單元格,點擊【開始】-【段落】-【編號】按鈕右側的下拉按鈕, 在彈出的菜單中選擇“定義新編號格式”命令。

(2)打開“定義新編號格式”對話框,在“編號格式”文本框刪除原編號后的小圓點,在“編號樣式”下拉列表框中選擇需要的樣式,點擊“確定”按鈕。此時,你會發現所選表格就會按照從上到下(或從左到右)的順序開始自動填充序號了。

實際的運用過程中,我們會遇到各種各樣的序號,比如”第1名“、學號”2018001“等等情況。我們同樣可以通過自動編號實現序號的自動填充,免去手輸入的煩惱。

24、填充文本

我們在Word中使用表格時,經常需要在表格中輸入許多相同的文本,如果手工輸入這些相同文本的話,會比較麻煩。其實,使用Word軟件自帶的“多級列表”功能,可以很輕松地讓填充。

操作方法:

(1)首先按住Ctrl鍵選擇要填充文本的多個單元格,然后點擊【開始】-【段落】-【多級列表】按鈕右側的下拉按鈕,在彈出的菜單中選擇“定義新的多級列表”命令。

(2)級別選擇“1”,編號格式輸入你想要填充的內容,就大功告成了。

25、填充顏色

為了讓表格更美觀且方便查看,我們常常需要對表格進行顏色填充,怎么操作呢?

操作方法:

首先選擇需要填充顏色的單元格,然后點擊【表格工具】-【設計】-【底紋】按鈕下方的下拉按鈕,在彈出的菜單中選擇需要的顏色即可。

經典的10個Word使用技巧

1.快速定位光標位置

用WPS編輯文件時有一個特點,就是當你下次打開一WPS文件時,光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過,Word卻沒有直接提供這個功能,但是,當我們在打開Word文件后,如果按下Shift+F5鍵您就會發現光標已經快速定位到你上一次編輯的位置了。

小提示:其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置,即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置,可以重復按下Shift+F5鍵,并在三次編輯位置之間循環,當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。

2.快速插入當前日期或時間

有時寫完一篇文章,覺得有必要在文章的末尾插入系統的當前日期或時間,一般人是通過選擇菜單來實現的。其實我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統日期,而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統當前時間,很快!

3.快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次復制格式的方法:雙擊格式刷,你可以將選定格式復制到多個位置,再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關閉格式刷。

4.快速打印多頁表格標題

選中表格的主題行,選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框,當你預覽或打印文件時,你就會發現每一頁的表格都有標題了,當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

5.快速將文本提升為標題

首先將光標定位至待提升為標題的文本,當按Alt+Shift+←鍵,可把文本提升為標題,且樣式為標題1,再連續按Alt+Shift+→鍵,可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。

6.快速改變文本字號

Word的字號下拉菜單中,中文字號為八號到初號,英文字號為5磅到72磅,這對于一般的辦公人員來說,當然已經綽綽有余了。但在一些特殊情況下,比如打印海報或機關宣傳墻報時常常要用到更大的字體,操作起來就有些麻煩了。其實,我們完全也可以快速改變文本的字號:先在Word中選中相關漢字,然后用鼠標單擊一下工具欄上的字號下拉列表框,直接鍵入數值,即可快速改變您的字體大小。而且這個技巧在Excel和WPS 2000/Office中同樣適用。

小提示:其實,小編還有兩種快速更改Word文本字號的方法:

(1)選中文字后,按下Ctrl+Shift+>鍵,以10磅為一級快速增大所選定文字字號,而按下Ctrl+Shift+<鍵,則以10磅為一級快速減少所選定文字字號;

(2)選中文字后,按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字,按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字。

7.快速設置上下標注

首先選中需要做上標文字,然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標,再按一次又恢復到原始狀態;按Ctrl+=可以將文字設為下標,再按一次也恢復到原始狀態。

小提示:詳見本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl鍵》一文,掌握一些快捷按鍵對快速、高效操作Word很有借鑒意義。

8.快速取消自動編號

雖然Word中的自動編號功能較強大,但是據筆者試用,發現自動編號命令常常出現錯亂現象。其實,我們可以通過下面的方法來快速取消自動編號。

(1)當Word為其自動加上編號時,您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作,此時自動編號會消失,而且再次鍵入數字時,該功能就會被禁止了;

(2)選擇“工具”→“自動更正選項”命令,在打開的“自動更正”對話框中,單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡,然后取消選擇“自動編號列表”復選框(如圖1),最后單擊“確定”按鈕完成即可;

9.快速選擇字體

為了達到快速選擇字體的目的,我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄,選擇“自定義“命令,打開“自定義”對話框,在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡,并移動光標條到類別欄中的“字體”項,看到平時經常使用的字體,把它拖到工具欄成為按鈕,以后要快速選擇字體,只要先選中文本,再按下工具欄上字體按鈕即可,省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。

10.快速去除Word頁眉下橫線

快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法:一是可以將橫線顏色設置成“白色”;二是在進入頁眉和頁腳時,設置表格和邊框為“無”;第三種方法是進入頁眉編輯,然后選中段落標記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。

Word實用快速操作技巧

快速打印多頁表格標題

選中表格的主題行,選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框,當你預覽或打印文件時,你就會發現每一頁的表格都有標題了,當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

快速將文本提升為標題

首先將光標定位至待提升為標題的文本,當按Alt+Shift+←鍵,可把文本提升為標題,且樣式為標題1,再連續按Alt+Shift+→鍵,可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。

快速開關任務窗格

Word任務窗格通常采用以下兩種方法打開:一是選中“視圖”菜單下的“任務窗格”。二是用鼠標右鍵單擊工具欄,選中快捷菜單中的“任務窗格”。如果您經常使用任務窗格,可以給它指定一個快捷鍵,從而提高其操作速度,具體做法是:單擊Word“工具”菜單中的“自定義”命令,打開“自定義”對話框中的任意一個選項卡。單擊“鍵盤”按鈕打開“自定義鍵盤”對話框。選中對話框左邊“命令”列表中的“編輯”,在右邊找到名為“ViewTaskPane”的命令。用鼠標單擊“請按新快捷鍵”框,根據需要按鍵盤上的鍵或其組合(如Alt+M)。完成后單擊對話框中的“指定”按鈕,再將打開的對話框全部關閉。此后按設置好的快捷鍵(如Alt+M),Word任務窗格即可快速打開,再按一次即可將其關閉。

快速選中多處文本

Word增加了選中多處文本的兩種方法:一是可以選中具有相同格式的多處文本,操作方法是打開“樣式和格式”任務窗格,選中作為樣本的文字。任務窗格的“所選文字的格式”下即可顯示當前文本的格式,鼠標將其選中后其右邊顯示一個下拉按鈕。用它打開菜單單擊其中的“選擇所有__實例”,則文檔中應用這種格式的文本均被選中。也可以用鼠標右鍵單擊所選中的文本,選擇快捷菜單中的“選擇格式相似的文本”命令,則文檔中使用該格式的文本全部被選中。二是可以選中具有相同內容的多處文本,它的操作方法是:選中作為內容樣本的文字,按Ctrl+C將其放入剪貼板。單擊“編輯”菜單中的“查找”命令打開對話框,選中“查找”選項卡中的“突出顯示所有在該范圍找到的項目”。然后用鼠標單擊“查找內容”框,按Ctrl+V將內容樣本放入其中。單擊“查找全部”按鈕,選項卡中顯示“找到__個與此條件匹配的項”(__是數字),并將所有符合條件的內容選中。

字數統計

Word中新增了一個“字數統計”工具欄,它可以快速統計出文檔中的字符、行、頁、段落等的數目。如果您需要控制文檔的長度,它可以為您提供很多幫助。打開“字數統計”工具欄的方法是:鼠標右鍵單擊工具欄,選擇快捷菜單中的“字數統計”即可。

如果你要對文檔中的某項指標(如“行”)進行統計,可以單擊工具欄中間的下拉箭頭,從菜單中選擇“行”或字符、頁、段落等。稍等片刻,工具欄就會顯示出文檔的行數。如果單擊工具欄中的“重新計數”按鈕,再打開下列表,可以查看文檔中所有指標的具體數目。如果您對文檔進行了修改,只要“字數統計”工具欄是打開的,按Alt+C“重新計數”按鈕的快捷鍵,新的統計結果就會顯示在工具欄中。

快速關閉Word

如果您用Word打開了多個文檔,一旦有急事需要離開,逐個關閉文檔就顯得非常麻煩。此時您可以采用以下技巧快速關閉Word:如果您的文檔全部在任務欄顯示,可以按住Shift鍵單擊“文件”菜單中的“退出”命令,則打開的全部文檔連同Word會全部關閉。就是說按住Shift鍵以后,“文件”菜單中的“退出”命令變成了“全部退出”命令。

你也可以讓多個Word文檔占用一個任務欄圖標,這樣可以利用任務欄圖標快速關閉文檔和程序。具體操作方法是:單擊“工具”菜單中的“選項”命令打開“選項”對話框,取消“視圖”選項卡中的“任務欄中的窗口”復選項?!按_定”以后,多個文檔只占用一個任務欄圖標。此時您只要用鼠標右鍵單擊任務欄上的Word圖標,選擇快捷菜單中的“關閉”命令;或者單擊Word“文件”菜單中的“退出”命令,就可以快速關閉所有文檔和程序了。

恢復Word

Word能在發生錯誤時將當前文件存盤,最大限度的防止用戶丟失文件。具體操作方法是:如果正在使用的Word停止響應,應該立即打開“開始→程序→Microsoft Office 工具”菜單,單擊其中的“Microsoft Office應用程序恢復”命令。選中對話框中停止響應的Word,若想恢復當前打開的文件,可以單擊“恢復應用程序”或“重新啟動應用程序”按鈕。如果想關閉已經停止響應的程序,并且放棄對文件中最新更改的部分,可以單擊“結束應用程序”按鈕。

快速去除Word頁眉下橫線

快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法:一是可以將橫線顏色設置成“白色”;二是在進入頁眉和頁腳時,設置表格和邊框為“無”;第三種方法是進入頁眉編輯,然后選中段落標記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。

修復文檔

為了挽救因死機、停電等故障丟失的文檔,Word新增了修復文檔功能。如果發生了死機、停電等故障,下一次打開程序時,當時處理的文檔會顯示在“文檔恢復”任務窗格中。用戶可以按以下原則保留文件:假如文件標題中含有紅色的“已修復”字樣,則該文件要比含有“原始文件”字樣的文件包含更多有用信息。如果您要查看系統對文件的修復情況,應當選中“文檔恢復”窗格中的文件名,單擊右邊的下拉按鈕,選擇菜單中的“顯示修復”命令即可。您可以選擇菜單中的“另存為”命令,將修復后的文件保存到其他位置。如果您選擇“關閉”,則彈出一個對話框,讓您選擇“刪除”還是“保存”。

快速發送文檔

Word的“常用”工具欄均帶有一個“電子郵件”按鈕。單擊它可以在當前窗口顯示“發送副本”工具欄,其界面與Outlook Express很相似,您只要輸入收件人的E-mail地址和主題等,就可以將當前文檔作為E-mail正文發送,單擊“附件”按鈕還可以添加更多的文件。

顯示過寬文檔

在打開文檔時,有時會發現因為文檔過寬,屏幕上顯示不全。這可怎么辦,總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧!這時我們可以重新調整行的寬度,使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖,可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令,再單擊“視圖”選項卡,然后選中“窗口內自動換行”復選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令,然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中,使文字自動換行。

改變文檔的缺省目錄

所有Office文檔的缺省目錄是C盤下的My Documents文件夾,根據工作需要,我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單,選擇“選項”命令,單擊“文件位置”選項卡,會顯示一列選項和它們當前存儲的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔,單擊“更改”按鈕,進入“更改位置”對話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭,選中想要的文件夾即可。

關閉語法錯誤標記

在鍵入時Word可以對我們鍵入的文字進行拼寫和語法檢查,在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果,可以將其隱藏。在狀態欄上的“拼寫和語法狀態”圖標上單擊鼠標右鍵,選擇“隱藏語法錯誤”項,語法檢查出來的錯誤標記就全都不見了。如果要詳細設定,可以在右鍵菜單中選擇“選項”,在“選項”對話框中單擊“拼寫和語法”選項卡,在這里我們可以詳細設定拼寫和語法的屬性。

另有妙用的Ctrl+Z

大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤消上一個操作,能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進行的誤操作,或是恢復到以前的某一步。但你知道嗎,Ctrl+Z還有特殊的作用。先舉一個例子,在沒有改變Word缺省設置的情況下,在空行中輸入:“1、計算機基礎”,系統會自動將其變為項目編號的形式,并在下一行添加了“2、”字樣。這時如果按BackSpace鍵,可以刪除第二行中的項目編號,并不能消除第一行中的項目編號形式,也就是說第一行中的“1、”已經變成項目編號了,不可選。這時,Ctrl+Z就發揮作用了。我們在輸入“1、計算機基礎”敲回車后,順手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行還是原來的樣子,一點也沒變。原來系統有“自動更正”的功能,可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正。比如我們輸入“1、計算機基礎”并敲回車后,系統做了兩件事,先是換到下一行,然后將這兩行變為自動編號的形式。我們按了一下Ctrl+Z,剛好取消了第二個操作,就像什么事都沒發生一樣,系統“自動更正”的內容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改,這里就不再細說了。大家可以根據此原理去發現Ctrl+Z的更多妙用。

控制轉換的字體

有時打開別人傳來的文檔,發現里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體,Word會將字體替換為機器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體呢?我們可以這樣做:單擊“工具欄”菜單中的“選項”命令,再單擊“兼容性”選項卡。單擊“字體替換”按鈕。在“字體替換”下,在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中,選擇用以替換的另一種字體,再單擊兩次“確定”,系統就會按要求進行字體的轉換。

將樣式傳給其他文檔

某一文檔中創建了幾種樣式后,如果想在其他文檔中也使用這幾個樣式,可以用下面的方法。打開一個包含這些樣式的文檔,選擇“格式”菜單中的“樣式”命令,在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對話框中,打開的文檔中的一列樣式會顯示在左邊,Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式,單擊“復制”按鈕,就將其添加到了右側的列表中。單擊“關閉”按鈕。下次我們就可以從Normal.dot文檔中使用這些格式了。

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